Comprar un reloj de control del personal para tu empresa, ya sea un reloj de huella digital o un reloj de reconocimiento facial, puede resultar un dolor de cabeza y dinero tirado a la basura si no tienes claro cada uno de los puntos que trataremos en este artículo.
Cantidad de empleados
Mucho cuidado con comprar relojes con insuficiente capacidad de almacenamiento para la cantidad de empleados a controlar.
Hay que tener en cuenta la cantidad de usuarios soportados por el reloj biométrico, y no confundir esta medida con la cantidad total de datos biométricos que el reloj puede registrar para posterior reconocimiento ya que muchos relojes utilizan varios datos (ejemplo: 3 fotografías diferentes) para poder luego reconocer a un mismo usuario.
Rubro o Actividad
¿Realizan trabajos manuales? ¿Es un taller? ¿Los empleados suelen estar con las manos sucias, manchadas o desgastadas por la manipulación de herramientas o materiales? Esto es importante para evitar comprar relojes de huellas digitales en empresas donde los empleados suelen trabajar en condiciones que dificulten la correcta lectura. En estos casos, siempre será recomendable optar un reloj biométrico de reconocimiento facial.
¿Dónde será instalado el reloj de control del personal?
Algunas empresas medianas o grandes, suelen colocar los relojes biométricos a la intemperie cerca del ingreso al predio de la empresa, o junto a la garita o puesto de seguridad. En esos casos, los relojes estarán expuestos a la lluvia, altas temperaturas y polvo del ambiente. En estos casos es necesario buscar relojes con protección IP65 como mínimo. De lo contrario, podrán quemarse rápidamente debido a las lluvias o estropearse por el polvo o el calor excesivo.
¿Qué significa un grado de protección IP65?
Los dispositivos con clase de protección IP65 están protegidos contra la entrada de polvo y agua. La carcasa protege el interior del equipo contra los chorros de agua desde cualquier ángulo.
¿Se desea obtener la información en tiempo real?.
- Existen relojes que disponen únicamente de mecanismos manuales y pasivos para la descarga de los datos o fichadas mediante dispositivos USB o cables de red.
Por lo general estos relojes son más antiguos o económicos y, si bien su precio puede resultar atractivo, a la larga la incomodidad y el costo de obtener los datos suelen desalentar su uso. Esto implica que, al menos cada mes, la persona responsable del control horario tenga que ir a cada uno de los relojes instalados a descargar los datos utilizando un pen-drive. Luego deberá procesar los datos en el software correspondiente.
Anécdota de cliente:
La Municipalidad de una localidad tenía un reloj de control del personal que solo soportaba descargas manuales via USB y estaba ubicado a 50 kilómetros de la oficina donde trabajan las personas responsables de controlar el horario. Esto derivó en que dejaran de controlar o revisar las marcaciones de aquel dispositivo ya que el costo de ir a buscar la información es demasiado alto. Finalmente optaron por reemplazar aquel reloj por uno que sí puede enviar sus datos a la nube de forma automática.
- Relojes biométricos con Relevamiento Automático de Datos (Sistema ADMS )
Este tipo de relojes biométricos cuentan con la capacidad de enviar a la nube, de forma automática, las fichadas o marcaciones cada cierta frecuencia, lo que permite acceder a la información en cualquier momento y sin tener que interactuar físicamente con el equipo ni precisa de la utilización de un pen-drive o dispositivo de almacenamiento similar.
Funcionalidad y Usabilidad del Software de Control Horario
Muchos empresas adquieren relojes biométricos comprándolos en platfaformas populares de ecommerce creyendo que un reloj de control de personal biométrico, en términos de Hardware, será la solución a todas sus necesidades.
Sin embargo, nada más lejos de la realidad. El software de gestión de control horario es quizás la pieza más importante para poder implementar un sistema de control horario de manera efectiva.
¿Por qué es importante elegir un buen software de control horario?
- Porque los reportes deben tener un formato que sea útil para la necesidades de la empresa. Generalmente, el software que viene por defecto con los relojes suele ser procedente de países de oriente como China, en donde la información relevante es diferente a la que se requiere en nuestros países y/o el formato de los reportes no resulta útil para las necesidades de la empresa.
- Si lo que se pretende es implementar un sistema de control horario conforme a las regulaciones locales para estar en regla, entonces es importante verificar que el software podrá utilizar todos los datos requeridos por las autoridades locales. Los programas extranjeros suelen omitir datos como el Número de CUIT (Argentina), RUT (Chile), CPF o CNPJ (Brasil), etc.
- Debe poder permitirle al empleador completar o editar la información sobre las fichadas o marcaciones de entradas o salidas que puedan faltar por olvido de los empleados o desperfectos temporales del reloj, etc. Al fin y al cabo, lo importante es que los reportes puedan finalmente generarse de manera completa para ser de verdadera utilidad.
- Porque el software debe realmente ahorrar tiempo y esfuerzo del equipo administrativo y además debe minimizar al máximo el margen de error en la gestión de los datos.
¿Qué tipo de mantenimiento necesita el reloj de control horario?:
Los relojes de huella digital suelen requerir un mantentimiento más frecuente debido al desgaste del prisma en el que se apoyan los dedos para leer las huellas digitales.
Mientras que en los relojes de reconocimiento facial prácticamente no requieren tareas de mantenimiento más allá de la limpieza del equipo para remover el polvo y la grasitud, ya que estos pueden impedir el correcto funcionamiento de las cámaras integradas en el reloj.
Una vez que te respondas estas preguntas, ¡estarás en condiciones de hacer una buena compra para tu empresa!
